现如今大多数的档案盒打印机是在技术成熟的平板打印机的基础上深化改进而来，初始的平板打印机主要是打印纺织品，亚克力板，塑料这类的平面物品，但有些人就想着打印档案盒，解决办公文件的存放问题。常见的档案盒是需要打印多个面，内容简单。这时就提出增高打印的高度，加上档案盒的打印夹具进行脊背的打印，档案盒打印机的问世，替代了以往的手工填写档案盒方式。
档案盒打印机可以在多种规格的档案盒上打印。排版简单可随意更换文字、版式内容，真正实现了单个、批量打印需求，也可以配备彩色墨水，使得档案盒的板式内容由原来的单色可向多色的选择。
档案盒打印机主要运用于各单位、政府部门以及专业的档案管理机构。档案盒打印机的出现使得机器代替人工填写，减去繁杂的工作。而拥有专利的墨水配套使用，使得档案盒打印机更显档次。打印内容可以保存70年以上不褪色。更加符合档案盒长期保存。
档案盒打印机体积小，操作简单。所使用的墨水特性使得正常使用下，其对喷头的损害也是低，大大的减少了后期的维护成本。一系列的针对性的改进，使得档案盒打印机迅速的抢占市场，同时也给人们带来大的便利。
